De vacature staat er al zes weken. Donderdagavond open je de inbox en zie je wat je al verwachtte: een reactie van iemand die twee uur verderop woont, een mail van een bureau dat zich aanbiedt, verder niets. Je plakt de tekst in een andere vacaturesite en hoopt.
Het is dinsdagochtend, tien over negen. Je assistente staat bij stoel één met haar handen vol, terwijl op de balie de telefoon overgaat. Achter de balie zit niemand. In de wachtkamer kijkt iemand naar de lege stoel en vraagt zich af of hij zich mag melden. Je collega van stoel twee loopt even naar voren, neemt op, schrijft iets op een briefje en loopt terug. Het briefje ligt tussen de rest. Je weet dat er aan het eind van de dag vier van die briefjes liggen, en dat er van twee ervan niemand meer terugbelt.
Niemand klaagt. Dat maakt het zwaarder, want je kunt geen kwaad woord zeggen over mensen die een functie erbij nemen zonder dat iemand het ze gevraagd heeft. Je team doet er gewoon bij wat eigenlijk een eigen functie is, en je ziet het aan het eind van de week aan de gezichten. Je weet dat je de vacature nodig hebt. Je weet ook dat de vacature de telefoon niet opneemt.
Het is geen sollicitatieprobleem, maar een gat in de uren
Een vacature is een belofte voor later. De telefoon gaat nu. Dat verschil zit onder bijna elk gesprek over het personeelstekort in de mondzorg, en het verklaart waarom een praktijk met een prima vacaturetekst toch maandenlang overeind moet blijven met een halve balie.
Laten we het een naam geven. Het vacaturegat is het aantal uren per week dat je balie op papier bezet hoort te zijn en in werkelijkheid niet is. Een vacature van 24 uur die 17 weken openstaat, is 24 × 17 = 408 uur balie- en telefoonwerk dat ergens anders terecht is gekomen. Dat is een rekenvoorbeeld, geen gemiddelde: vul je eigen uren en weken in.
Waarom is het zo lastig vullen? De krapte is breder dan je eigen praktijk. Indeed rapporteerde in maart 2025 dat het aantal vacatures in de tandheelkunde met 58 procent was gegroeid ten opzichte van een jaar eerder, de grootste stijging van alle sectoren in hun overzicht. Als oorzaak noemt Indeed de vergrijzing: veel tandartsen en assistenten gaan met pensioen, terwijl de instroom beperkt blijft en de vraag naar mondzorg toeneemt. Dat cijfer gaat over de hele sector en niet over balievacatures apart. Een betrouwbaar landelijk cijfer over hoe lang een balievacature in de mondzorg gemiddeld openstaat, hebben we niet gevonden.
Er speelt nog iets mee. Ieder gesprek met een kandidaat is een gesprek met iemand die ook bij andere praktijken, een huisartsenpost of een kantoor kan solliciteren. Je werft dus niet in een leeg veld, maar in een veld waar meerdere werkgevers tegelijk staan te zwaaien.
Wat je dus wel kunt doen: kijken naar je eigen vacature. Hoeveel weken staat hij open, hoeveel uur betreft het, en wie vult die uren nu? Daar begint alles mee. Eerst de zetten die de vacature sterker maken. Daarna de eerlijke vraag naar de uren ertussen.
Zes zetten die praktijken proberen, en waar elke stopt
1
Een vacaturetekst die iemand daadwerkelijk laat reageren
Wat het is: de tekst herschrijven zodat een kandidaat in een minuut begrijpt wat de baan is, wat hij oplevert en hoe je reageert. De checklist staat in het volgende onderdeel.
Wat het kost: een middag schrijven, en een paar uur per week snel reageren. Dat laatste is het deel dat vaak vergeten wordt. Een reactie op vrijdagmiddag beantwoorden in de volgende week voelt voor jou als normaal, voor de kandidaat als stilte. Wie dagen wacht met antwoorden, loopt het risico dat de kandidaat al bij een andere praktijk is begonnen.
Waar het stopt: op de markt. Een betere tekst vergroot je kans, maar maakt de vijver niet groter.
2
Het salaris eerlijk laten zien
Wat het is: een bandbreedte in de vacature zetten in plaats van "marktconform". Kandidaten vergelijken, en wie het bedrag niet kan zien, kan je niet vergelijken. Dat is een redenering, geen cijfer uit een onderzoek.
Als referentie noemt Dental Care Professionals voor een baliemedewerker €2.450 tot €3.200 per maand bij 38 uur, oftewel €15,00 tot €19,45 bruto per uur. Let op twee dingen. De pagina rekent baliemedewerkers samen met (junior) tandartsassistenten, en de onderliggende KNMT-richtlijnen komen uit 2022. Zie het als startpunt, niet als wet.
Wat het kost: als jij nu onder de bandbreedte zit, kost eerlijk plaatsen je geld. Daar staat tegenover dat je bestaande team het ziet. Kijk dus eerst naar wat je huidige collega's verdienen.
Waar het stopt: een hoger salaris maakt de baan niet minder druk. Als de telefoon dagelijks vijf keer tegelijk gaat, beantwoordt geld die vraag maar half.
3
Werktijden en flexibiliteit
Wat het is: de uren aanpassen aan de mensen die je wilt bereiken. Vaste vrije dagen, kleine banen van 16 of 20 uur, een vroege of late dienst die iemand met kinderen juist uitkomt. Wie de baan in stukken kan snijden, kan ook twee deeltijders zoeken in plaats van één fulltimer.
Wat het kost: een rooster dat meer puzzelwerk vraagt en meer overdrachtsmomenten. Bij twee mensen die elkaars dossiers half kennen, moet je afspreken wie wat doorgeeft.
Waar het stopt: bij de openingstijden zelf. Je balie moet immers open zijn op de uren dat patiënten bellen, niet op de uren dat jij iemand toevallig hebt. Flexibiliteit maakt de baan makkelijker te vullen, maar niet de telefoon makkelijker te bemannen op het moment dat beide deeltijders vrij zijn.
4
Opleiden in plaats van wachten op ervaring
Wat het is: werven op karakter en leerbaarheid, en het vak zelf leren. Mensen met receptie-ervaring uit een huisartsenpraktijk, fysiotherapie, hotel of kantoor kennen telefoon en agenda al. Het praktijksysteem, de declaraties en de mondzorgtermen leer je ze.
Wat het kost: inwerktijd, en die komt van je beste mensen. Reken op weken waarin een ervaren collega meekijkt en daardoor zelf minder doet. Ook kun je een medewerker met assistentenervaring de balie leren, maar dan zit het gat ineens aan de stoel.
Waar het stopt: bij de doorlooptijd en bij het risico dat een opgeleide collega alsnog vertrekt. Opleiden verbreedt de vijver, maar levert pas na weken iemand op die zelfstandig de telefoon neemt.
5
De balie delen binnen het team
Wat het is: assistenten draaien blokken op de balie, er komt een vast terugbelmoment en de voicemail krijgt een strakke tekst. Het kost niets op de loonstrook.
Wat het kost: behandeltijd, en meer dan alleen dat. Je assistente is aangenomen voor de stoel; als ze steeds tussen twee patiënten door naar de telefoon moet, wordt ze onrustig en de patiënt in de stoel ook. Elk uur dat een assistente op de balie zit, is een uur niet aan de stoel. Vul je eigen omzet per behandeluur in en je ziet wat dat per week is. Dat is een uur waarin je omzet kan wegvallen.
Waar het stopt: na een paar weken. Wat als tijdelijke oplossing begint, wordt vanzelf een nieuwe vaste last, en je team merkt dat het zijn eigen werk niet meer af krijgt.
6
Tijdelijke opvang van buiten
Wat het is: een uitzendkracht, een detacheerder, een zzp'er of een antwoordservice die namens jou opneemt.
Wat het kost: een uitzendbureau rekent het bruto uurloon maal een omrekenfactor, legt YoungCapital uit. In die factor zitten werkgeversrisico's zoals ziekte en afwezigheid, plus administratie. Rekenvoorbeeld met een aangenomen factor van 2: €16 bruto per uur wordt €32 per uur, ongeveer €1.216 per week bij 38 uur. De echte factor verschilt per bureau en per functie, dus vraag offertes. Voor een antwoordservice geldt hetzelfde: vraag naar het tarief en naar wat ze wel en niet kunnen vastleggen.
Waar het stopt: een uitzendkracht moet jouw systeem en patiënten nog leren kennen. En een antwoordservice neemt vaak alleen een bericht aan, zodat het terugbellen toch weer bij je team belandt. Vraag dus of ze in je agenda kunnen kijken.
Een vacaturetekst die gelezen wordt: de checklist
Dit is geen volledige template, wel de zeven punten waar je tekst langs moet. Een vacature die hierop ontbreekt, laat een kandidaat gissen.
Taken bij naam. Agenda, telefoon, ontvangst en het praktijksysteem die je gebruikt. "Duizendpoot" zegt niets.
Salaris en uren. Een bandbreedte en het aantal uur per week.
Werktijden concreet. Ook als er een avond of zaterdag bij hoort. Dat voorkomt een teleurstelling in maand drie.
Wat je leert. Is mondzorgervaring een plus of een eis? "Wij leren je het vak" haalt een drempel weg.
Lage reactiedrempel. Een appje of een kort formulier. Een sollicitatiebrief verplichten is zwaar voor een baliefunctie.
Een reactietermijn. "Je hoort binnen twee werkdagen van ons", en doe het dan ook.
Eén waargemaakt voordeel. Een vaste vrije middag, een opleidingsbudget, een team dat al jaren samenwerkt. Alleen wat je ook echt biedt.
Je rekent twee dingen: wat een medewerker kost, en wat het gat kost. Beginnen we bij het eerste.
Neem de bandbreedte van Dental Care Professionals: €2.450 tot €3.200 per maand bij 38 uur. Ondernemen met Personeel geeft als vuistregel 20 tot 35 procent extra werkgeverslasten bovenop de loonkosten. Rekenvoorbeeld: €2.450 × 1,20 is ongeveer €2.940, en €3.200 × 1,35 is ongeveer €4.320. Dus grofweg €2.900 tot €4.300 per maand voor een fulltime baliekracht. Vakantiegeld en werving komen daar eventueel bovenop, afhankelijk van hoe je contracten dat regelen. Vraag je loonadministrateur om de exacte som.
Nu het gat. Dat is lastiger, want het laat geen factuur achter. Het is een optelsom van drie dingen, en geen van de drie staat op een rekening: de uren die je team van de stoel naar de balie schuift, de kosten van tijdelijke opvang, en de bellers die je niet bereikt. Voor dat laatste: het artikel Wat kost een gemiste oproep in een tandartspraktijk rekent het uitgebreid voor, met jouw eigen cijfers.
Een eenvoudige som voor de eerste twee: uren van het vacaturegat × omzet per behandeluur die je aan de balie kwijt bent, of uren × tarief van de opvang. Vul in wat voor jou klopt. Het klopt niet precies, maar het geeft een orde van grootte, en dat is meer dan een gevoel op vrijdagmiddag.
Het deel dat een vacature niet oplost
Alles hierboven werkt op weken en maanden. De telefoon werkt op minuten. Zolang de vacature openstaat, blijven er uren waarin niemand aan de balie zit, en geen vacaturetekst, salaris of rooster neemt dan op. Dat is geen falen van je werving, het is een ander probleem dat om een eigen antwoord vraagt. Praktijkgids is een uitgave van Dentail, dat AI-receptionisten voor de mondzorg bouwt. Daarom bespreken we hieronder ook de AI-route naast de andere opties, met zijn grenzen. Wil je eerst zien welke situatie in jouw praktijk het zwaarst weegt, dan kun je dat doen met de gratis praktijkscan van Dentail.
Opties voor de uren zonder balie, naast elkaar
Een AI-receptionist is software die de telefoon van je praktijk aanneemt, met de beller praat, standaardverzoeken zoals een afspraakverzoek of terugbelnotitie vastlegt en wat niet bij AI hoort, zoals een pijnklacht die triage nodig heeft, doorzet naar je team. Wat het wel en niet doet lees je in AI-receptionist in een tandartspraktijk: wat het wel en niet doet.
Optie
Lost vooral op
Waar het stopt
Kosten
Beter werven
De structurele vacature
Duurt weken tot maanden, de markt is krap
Tijd, mogelijk een hoger salaris
Taken herverdelen
Korte periodes, pieken
Behandeltijd; na een paar weken uitputtend
Behandeltijd van assistenten
Uitzendkracht of detachering
Een compleet gat in de bezetting
Inwerktijd, kent je systeem en patiënten niet
Bruto uurloon × omrekenfactor
Antwoordservice
Telefoon buiten openingstijden en overloop
Legt vaak alleen een bericht vast; terugbellen blijft bij jou
Vraag offertes
AI-receptionist
Telefoon als niemand een hand vrij heeft
Complexe triage en medische vragen blijven bij je team; goede inrichting en privacyafspraken nodig
Wat valt precies weg? Alleen de telefoon, of ook ontvangst en declaraties? Geen enkele externe optie vult de fysieke balie in.
Wat blijft bij je team? Pijnklachten, spoed en alles wat medische beoordeling vraagt. Spreek vooraf vast wie dat opvangt.
Privacy. Bij een externe partij die patiëntgegevens hoort of verwerkt, hoort een verwerkersovereenkomst. Vraag waar gegevens staan en hoe lang ze bewaard worden, en leg het voor aan je functionaris gegevensbescherming of juridisch adviseur.
Combineren. Het is zelden een kwestie van het een of het ander. De meeste praktijken blijven werven en vangen de telefoon intussen op.
Zo begin je
Wat je zonder iemand anders kunt doen, in deze volgorde:
Tel je vacaturegat. Uren per week zonder bezetting, vermenigvuldigd met de weken dat de vacature openstaat. Schrijf het getal op.
Loop je vacaturetekst langs de checklist en zet een salarisbandbreedte erin. Gebruik de bandbreedte van Dental Care Professionals als referentie en toets die aan wat je eigen team verdient.
Leg vast wie de telefoon neemt in welke uren van het gat. Een rooster op papier, geen goede bedoelingen. Zet er een eigenaar bij voor de terugbellijst.
Vraag twee offertes voor tijdelijke opvang, bijvoorbeeld een uitzendbureau en een antwoordservice. Vraag naar de omrekenfactor, inwerktijd en wat ze wel en niet kunnen vastleggen.
Plan een evaluatiemoment na vier weken. Kijk of er reacties binnenkomen en of het gat kleiner is geworden. Zo niet, verander één ding tegelijk: de tekst, de uren of het kanaal.
Tot slot
Terug naar dinsdagochtend, tien over negen. De telefoon gaat nog steeds en je assistente heeft nog steeds haar handen vol. Het is niet haar werk en het is niet jouw schuld, en één goede vacaturetekst lost het niet op. Wat je wel kunt doen: de vacature verbeteren en bewust kiezen wie de uren dekt die nu door toeval gedekt worden.
Wil je zien welke situatie bij jouw praktijk het zwaarst weegt, dan staat de gratis praktijkscan klaar. Vrijblijvend, en je hoeft er niets voor te installeren.
Veelgestelde vragen
Wat verdient een baliemedewerker in een tandartspraktijk?
Dental Care Professionals noemt voor een baliemedewerker €2.450 tot €3.200 per maand bij 38 uur, oftewel €15,00 tot €19,45 bruto per uur. De pagina rekent baliemedewerkers samen met (junior) tandartsassistenten en gebruikt KNMT-richtlijnen uit 2022. Controleer welke schaal jouw praktijk hanteert.
Wat kost een baliemedewerker de praktijk in totaal?
Ondernemen met Personeel geeft als vuistregel 20 tot 35 procent extra werkgeverslasten bovenop de loonkosten. Rekenvoorbeeld op de bandbreedte van Dental Care Professionals: €2.450 plus 20 procent is ongeveer €2.940, en €3.200 plus 35 procent is ongeveer €4.320 per maand. Vraag je loonadministrateur om de exacte som.
Wat moet er in een vacaturetekst voor een baliemedewerker staan?
Zeven dingen: concrete taken met het praktijksysteem bij naam, een salarisbandbreedte met aantal uren, concrete werktijden inclusief avond of zaterdag, wat je nieuwe collega leert, een lage reactiedrempel zoals WhatsApp, een reactietermijn en één waargemaakt voordeel van jouw praktijk.
Wat kost een uitzendkracht voor de balie?
Een uitzendbureau rekent bruto uurloon maal een omrekenfactor, zo legt YoungCapital uit. Rekenvoorbeeld met een aangenomen factor van 2: €16 bruto per uur wordt €32 per uur, ongeveer €1.216 per week bij 38 uur. Vraag het bureau om de echte factor en wat erin zit.
Wat kan ik doen voor de telefoon terwijl ik nog werf?
Vier dingen: leg vast wie de telefoon neemt in welke uren van het vacaturegat, spreid de baliedienst eerlijk over het team, vraag offertes voor tijdelijke opvang zoals een uitzendkracht of antwoordservice, en beoordeel na vier weken of de gekozen opvang het gat daadwerkelijk dicht.
